企業が成長するには新しい人材の確保が非常に大きな課題となっています。求人募集から書類選考や面接、採用手続きまでには色々な作業が伴います。しかし、採用活動はとても重要な業務であり、間違いがあってはいけない作業が多く存在します。少しでも効率よく各応募者の進行状況を管理したいと思うのは当然です。そんな時に活用されているのが、採用システムと呼ばれるものです。採用システムとは、採用に必要な業務プロセスの過程で発生する情報を一元管理し、効率化を図ることを目的としたシステムのことです。近年、クラウドサービスの形式で提供されるものも増えています。中途採用向けだったり新卒採用向け、またはアルバイトの採用向けなどとても多くのサービスが存在しています。採用業務は、時間と費用が多くかかる作業なので、それを採用システムに任せることで企業にとっては、大幅な工数削減となります。

採用システムの様々な機能とメリット

採用システムが提供している機能は、「職種や雇用形態別に応募者を一元管理するデータベース機能」、「面接日や面接時間などの日程調整」、「求人情報の作成機能」、「採用状況の分析や応募者の傾向」などです。採用活動をスムーズに行うためにこういった機能を持った採用システムを導入することで企業側にとってメリットがあります。それは、応募者の情報を簡単に管理できる点です。人事担当者は、多くの人と連絡を取らないといけません。また、応募者の情報は個人情報の最たるものです。取り扱いには注意を払いながら、人事担当者は同じ情報を共有する必要があります。セキュリティ対策を行った情報共有という点で採用システムは力を発揮します。応募者一人ひとりの進捗状況や採用スケジュールを共有することで担当者が不在の時でも他の人事担当者が同じように対応することが可能となります。

採用システムを導入する際のポイント

採用システムを導入する際に気を付けるポイントをいくつか紹介します。まず、「応募者の管理データの使い勝手を確認する」ことです。採用システムのメインの機能は、応募者の採用スケジュールの進捗状況と個人情報の管理です。個人情報が適切なセキュリティ対策の元、管理と運用が出来るかを確認することが最も大切です。次に「どの機能に重点を置くか」です。応募者管理機能には付随するサービスがあります。例えば、求人掲示に力を入れたいなら求人サイトへの連携機能や独自の求人サイト作成機能などがあります。採用システムによってそれぞれ特色があるので、自社に必要な機能を選べるのが良いです。最後に「費用対効果を十分に検討する」ことです。昨日も料金も様々なので、運営会社に見積もりを依頼することをお勧めします。自社に合ったシステムで人材確保をしっかりと行って下さい。