インシデント管理ツールの利用を検討している企業は多いと思います。インシデント管理ツールとは何か、その使い方をお伝えいたします。インシデント管理ツールとは、組織で起こる問題やミスを記録・追跡できるシステムのことを指します。問題やミスに対しての対応に時間を取られてしまうこと・情報の共有ができないことが原因で業務効率が下がり、業務効率の低下そして判断基準が不明瞭なため、判断に格差が生じてしまうことが問題になってきます。これらの問題はインシデント管理を行うことで業務の改善をすることが期待できます。インシデント管理ツールの使い方としては、初めに軽いルールを作ることです。あまり厳格にしてしまうと今後の管理が難しくなってしまうからです。利用していく中で少しずつルールを細かく作ったり、減らしたりしながら管理していくことが必要です。
インシデント管理ツールの詳しい使い方を説明します
では次に、インシデント管理ツールの情報を記録し共有していきましょう。一度に完成させようとはせず、少しずつ様子を見ながら細かい調整をしていき、完成へ向かうことが重要です。ルールや管理の工程を簡潔にすることで、管理がしやすく、システム障害等の問題が起き、トラブルが起きた際に何が原因なのかという原因の究明と解決までの対応を迅速に行うことができるようになります。これらを行うことで、今何をするべきなのかが明確になり、優先すべきこともわかるようになります。また、進歩状況の把握をすることで、適切な対応の指示を出すことができ、それらの情報を共有することで社内外からの問い合わせに対しても、対応者よる差が生じなくなります。問題の内容や対応などがインプットされることで、再発防止にもつながります。
インシデント管理ツールを利用した業務
インシデント管理ツールを業務に取り入れる前に、しっかりと現状分析をすることが大切です。インシデント管理やフォロー業務に対しての課題を明確にすることで、対策や優先順位がわかるようにしていきます。次に、インシデント管理における管理項目やフォローの見直しをして運用改善・標準化・情報共有をしていきます。日々のインしデント管理を簡潔に確実に行うことで、業務の効率化を図ることが可能です。そして、それらのインしデント状態を可視化すること運用状況とコストを分析することができます。インシデント管理は外部にお願いすることも可能ですが、すべて任せてしまうことはおすすめできません。なるべく、頼りすぎないように導入するのが良いしょう。インシデント管理ツールには多くのサービスがあるので、よく考えて自社に必要なシステムを取り入れることが必要です。